Exhibitions Production Manager

Job Description  

Role Overview:

We are seeking an engaged and experienced Exhibitions Production Manager to join the 421 Arts Campus team. The Exhibitions Production Manager will oversee the planning, coordination, and execution of various internal and external exhibitions, events, and projects. This position requires a strong blend of organizational, managerial, and creative skills to ensure the smooth and successful production of exhibitions and related special projects. The role will include working with emerging and established artists and curators, along with interns, and so a mentorship mentality and a desire to share knowledge and expertise are important. 

About 421 Arts Campus:

421 Arts Campus is an independent platform dedicated to emerging artists and creative practitioners in the UAE and across the region. A site for research, learning and experimentation, 421 provides a nurturing environment for emergent creative practices and those who want to harness the arts as an agent for social inquiry and transformation.

Position Context:

The Exhibitions Production Manager is a key member of the Exhibitions and Capability-Building team, responsible for translating exhibition and program concepts into well-planned, technically sound, and successfully delivered physical outcomes. Working across multiple projects at different stages of development, the role connects curatorial intent with the practical requirements of design, fabrication, installation, logistics, budgeting, and operations.

The position works closely with artists, curators, colleagues across 421, and a network of external fabricators, suppliers, contractors, and technical specialists. As 421 works with both emerging and established practitioners, the role requires a collaborative and solutions-oriented approach, with the ability to provide technical guidance while remaining responsive to artistic intent and different levels of production experience.

Key Responsibilities:

1. General: 

• Manage timelines, agreements, budgets and vendor selection for producing exhibitions and public programs.
• Oversee the build and install of new exhibitions.
• Oversee the take-down and return of previous exhibitions.
• Develop and implement comprehensive project plans for exhibitions, events, and installations.
• Coordinate with various departments, including curatorial, design, education, communications, and operations, to ensure seamless execution of projects.
• Work closely with selected curators and artists to ensure smooth production and installation of their works.
• Produce 3D models and architectural drawings, incorporating input from the 421 team and external curators, to support design, planning, and supplier communication for exhibition and program displays, builds, and installations.
• Ensure clear communication of tasks and schedules with colleagues across the organization.

2.  Logistics: 

• Acting as point of contact, managing and working with external installation teams where necessary.
• Onboarding and working closely with external fabricators and contractors.
• Ensure the use of museum best practices during exhibition installation and space preparation.
• Develop a network of production related suppliers and specialists based in Abu Dhabi and the UAE to execute the timely delivery of our programs.

3.  Budget Management: 

• Work closely with the director to develop and manage project budgets, ensuring that expenditures align with approved financial plans.
• Identify cost-efficient opportunities without compromising the quality of productions.

4.  Resource Allocation: 

• Efficiently allocate and manage human resources, including production staff and external contractors, to meet project deadlines and objectives.
• Collaborate with external vendors and contractors to secure necessary resources.

5.  Timeline Adherence: 

• Develop and maintain project timelines, ensuring all tasks are completed on schedule.
• Proactively identify and address potential delays, implementing corrective actions as needed.

6.  Quality Control: 

• Uphold and enforce quality standards for all aspects of production, including exhibition construction, lighting, and multimedia installations.
• Conduct regular inspections to ensure compliance with established museum standards.

7.  Risk Management: 

• Identify potential risks and challenges associated with production activities and implement strategies to mitigate these risks, including aligning with predetermined Health and Safety department regulations.
• Develop contingency plans to address unforeseen issues and emergencies.

8.  Communication: 

• Facilitate effective communication among project teams, providing regular updates on project status, challenges, and achievements.
• Collaborate with internal and external stakeholders to align production activities with 421 goals and objectives.

9. Administration:

• Maintain detailed documentation of all production activities, including budgets, schedules, and project reports.
• Create post-project evaluations to assess the success of each production and identify areas for improvement.
• Take on 421 administrative tasks as necessary.
• Support on the financial administration of program-related and exhibition production related spending, including the processing of invoices, receipts and contracts. 

Qualifications:

• Bachelor's degree in Architecture, Interior Design, Arts Administration, Museum Studies, Project Management, or related field.
• Proven experience in project management within a museum or cultural institution.
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Familiarity with museum standards and best practices.
• Proficiency in project management and design tools and software, including Rhino 3D, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, and Google Workspace.

Core Competencies:

• Exhibition Production and Technical Delivery: Strong understanding of exhibition fabrication, installation, deinstallation, spatial planning, lighting, AV, materials, and museum-standard handling and display practices.
• Project Management: Ability to manage multiple concurrent projects from early planning through delivery, maintaining clear schedules, priorities, responsibilities, and documentation.
• Spatial and Technical Communication: Ability to develop and interpret floor plans, elevations, technical drawings, 3D models, specifications, and other materials required to communicate effectively with artists, curators, fabricators, and contractors.
• Budget and Resource Management: Strong financial awareness, with the ability to develop estimates, monitor expenditure, evaluate quotations, negotiate with suppliers, and identify practical and cost-efficient production solutions.
• Problem-Solving and Adaptability: Ability to anticipate production challenges, respond calmly to changing requirements, and develop practical solutions under tight timelines.
• Collaboration and Communication: Strong interpersonal skills and the ability to communicate clearly across creative, technical, and operational teams, including with artists and curators who may have varying levels of technical experience.
• Vendor and Contractor Management: Ability to brief, coordinate, and oversee fabricators, installers, suppliers, and specialist contractors while maintaining quality, safety, and schedule requirements.
• Attention to Detail and Quality Control: High standards of accuracy and finish, with an understanding of how technical decisions affect both the presentation of artworks and the visitor experience.
• Knowledge Sharing: A willingness to share technical and production knowledge with colleagues, artists, curators, and emerging practitioners as part of 421’s wider commitment to learning and capability building.

What Success Looks Like in This Role:

Success in this role means exhibitions, installations, and related programs are delivered safely, on time, within approved budgets, and to a consistently high standard, while maintaining the integrity of the artistic and curatorial vision.

The Exhibitions Production Manager establishes clear and reliable production processes, anticipates technical and logistical challenges before they affect delivery, and keeps internal teams and external partners informed throughout each project. Artists and curators feel supported in developing and realizing their work, while suppliers and contractors receive the information and direction required to deliver effectively.

Over time, the role strengthens 421’s production capacity by developing reliable supplier and specialist networks, improving documentation and workflows, contributing technical knowledge early in project development, and capturing lessons from completed projects. Success also means being a dependable and collaborative presence within the team, able to balance creative ambition with practical, financial, operational, and safety considerations.

If you are passionate about the intersection of art, culture, and project management, and you possess the skills and experience outlined above, we invite you to apply for this exciting opportunity to contribute to the success of our institution's productions.

مدير إنتاج المعارض

الوصف الوظيفي

نبذة عن الوظيفة:

نبحث عن مدير لإنتاج المعارض يتمتع بالخبرة والالتزام للانضمام إلى فريق مَجمع 421 للفنون. يتولى مدير إنتاج المعارض الإشراف على تخطيط مختلف المعارض والفعاليات والمشاريع الداخلية والخارجية وتنسيقها وتنفيذها. تتطلب هذه الوظيفة مزيجاً متكاملاً من المهارات التنظيمية والإدارية والإبداعية لضمان سلاسة إنتاج المعارض والمشاريع الخاصة المرتبطة بها ونجاحها، ويشمل الدور العمل مع فنانين وقيّمين في بدايات مسيرتهم وآخرين ذوي حضور راسخ، إلى جانب المتدربين، لذا من المهم أن يتبنى شاغل الوظيفة نهجاً إرشادياً، وأن تكون لديه رغبة في مشاركة المعرفة والخبرات.

نبذة عن 421

مَجمع 421 للفنون هو منصة مستقلة تُعنى بالفنانين الواعدين والممارسين المبدعين في دولة الإمارات العربية المتحدة وجميع أنحاء المنطقة. وبإعتباره مساحة للبحث والتعلم والتجريب، يوفر 421 بيئة ترعى الجماعات الإبداعية الناشئة وكل من يرغب في تكريس الفنون كعامل للبحث وتحقيق التحول المجتمعي. كما يشجع 421 الممارسين على استكشاف إمكانات المساحات العامة بوصفها وسيلة للتقدم والمشاركة المجتمعية من خلال نموذج منهجي واسع النطاق يتيح أشكال التبادل الفني والحوار النقدي.

نبذة عامة عن المنصب الوظيفي:

يعد مدير إنتاج المعارض عضواً أساسياً في فريق المعارض وبناء القدرات، ويتولى تجسيد مفاهيم المعارض والبرامج على أرض الواقع، مع ضمان إحكام التخطيط وسلامة الجوانب التقنية ونجاح التنفيذ. ويعمل على مشاريع متعددة في مراحل مختلفة من التطوير، فيربط بين رؤية القيّمين والمتطلبات العملية للتصميم والتصنيع والتجهيز والخدمات اللوجستية وإعداد الميزانيات والتشغيل.

يعمل شاغل الوظيفة عن كثب مع الفنانين والقيّمين والزملاء في مختلف أقسام 421، إلى جانب شبكة من المصنعين والموردين والمقاولين والمتخصصين التقنيين من خارج المؤسسة، ونظراً إلى أن 421 يعمل مع ممارسين ناشئين وآخرين ذوي حضور راسخ، يتطلب الدور نهجاً تعاونياً يركز على إيجاد الحلول، والقدرة على تقديم التوجيه التقني مع مراعاة الرؤية الفنية وتفاوت مستويات الخبرة في الإنتاج.

المسؤوليات الرئيسة:

1. مهام عامة:

• إدارة الجداول الزمنية والاتفاقيات والميزانيات واختيار الموردين لإنتاج المعارض والبرامج العامة
• الإشراف على أعمال الإنشاء والتركيب الخاصة بالمعارض الجديدة
• الإشراف على تفكيك المعارض السابقة وإعادتها
• وضع خطط شاملة للمعارض والفعاليات والأعمال التركيبية وتنفيذها
• التنسيق مع مختلف الأقسام، بما فيها التقييم الفني والتصميم والتعليم والاتصال والعمليات، لضمان تنفيذ المشاريع بسلاسة
• العمل عن كثب مع القيّمين والفنانين المختارين لضمان تسهيل إنتاج أعمالهم وتركيبها
• إعداد نماذج ثلاثية الأبعاد ورسومات معمارية تدمج مقترحات فريق 421 والقيّمين من خارج المؤسسة، لدعم التصميم والتخطيط والتواصل مع الموردين بشأن عناصر العرض وأعمال الإنشاء والتركيب في المعارض والبرامج
• ضمان وضوح التواصل مع الزملاء في مختلف أقسام المؤسسة بشأن المهام والجداول الزمنية

2. مهام لوجستية:

• تولي دور جهة الاتصال مع فرق التركيب الخارجية، وإدارتها والعمل معها عند الحاجة
• تهيئة المصنّعين والمقاولين الخارجيين لبدء العمل، والتعاون معهم عن كثب
• ضمان اتباع أفضل الممارسات المتحفية أثناء تركيب المعارض وتجهيز المساحات.
• بناء شبكة من الموردين والمتخصصين في مجال الإنتاج في أبوظبي ودولة الإمارات العربية المتحدة، لضمان تنفيذ برامجنا في المواعيد المحددة.

3. إدارة الميزانيات:

• العمل عن كثب مع المدير لإعداد ميزانيات المشاريع وإدارتها، وضمان توافق النفقات مع الخطط المالية المعتمدة
• تحديد فرص ترشيد التكاليف دون المساس بجودة الإنتاج

4. توزيع الموارد:

• توزيع الموارد البشرية وإدارتها بكفاءة، بما يشمل موظفي الإنتاج والمقاولين الخارجيين، للالتزام بالمواعيد النهائية للمشاريع وتحقيق أهدافها
• التعاون مع الموردين والمقاولين الخارجيين لتأمين الموارد اللازمة

5. الالتزام بالجداول الزمنية:

• وضع الجداول الزمنية للمشاريع ومتابعتها، وضمان إنجاز جميع المهام في مواعيدها
• رصد احتمالات التأخير ومعالجتها بصورة استباقية، واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة

6. مراقبة الجودة:

• الحفاظ على معايير الجودة وضمان تطبيقها في جميع جوانب الإنتاج، بما يشمل إنشاء المعارض والإضاءة والأعمال التركيبية متعددة الوسائط
• إجراء عمليات فحص دورية للتأكد من الالتزام بالمعايير المعتمدة للمتاحف

7. إدارة المخاطر:

• تحديد المخاطر والتحديات المحتملة المرتبطة بأنشطة الإنتاج، وتطبيق استراتيجيات للحد من هذه المخاطر، بما يشمل الالتزام بلوائح قسم الصحة والسلامة المحددة مسبقاً
• وضع خطط طوارئ للتعامل مع المشكلات غير المتوقعة والحالات الطارئة

8. الاتصال:

• تيسير التواصل الفعال بين فرق المشاريع، وإطلاعها بانتظام على سير المشاريع والتحديات والإنجازات
• التعاون مع الأطراف المعنية داخل المؤسسة وخارجها لضمان توافق أنشطة الإنتاج مع غايات 421 وأهدافه

9. الشؤون الإدارية:

• الاحتفاظ بسجلات تفصيلية لجميع أنشطة الإنتاج، بما فيها الميزانيات والجداول الزمنية وتقارير المشاريع
• إجراء تقييمات بعد انتهاء المشاريع لقياس نجاح كل عملية إنتاج وتحديد مجالات التحسين
• تولي المهام الإدارية في 421 عند الحاجة
• دعم أعمال الإدارة المالية للنفقات المتعلقة بالبرامج وإنتاج المعارض، بما يشمل معالجة الفواتير والإيصالات والعقود

المؤهلات:

• بكالوريوس في الهندسة المعمارية، أو التصميم الداخلي، أو إدارة الفنون، أو الدراسات المتحفية، أو إدارة المشاريع، أو مجال ذي صلة
• خبرة مثبتة في إدارة المشاريع داخل متحف أو مؤسسة ثقافية
• قدرات عالية على التنظيم وأداء مهام متعددة في آن واحد
• مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين
• إلمام معايير المتاحف وأفضل الممارسات
• إجادة استخدام أدوات وبرامج إدارة المشاريع والتصميم، بما فيها Rhino 3D، و Adobe Photoshop، و Adobe Illustrator، و Google Workspace

الكفاءات الأساسية:

• إنتاج المعارض والتنفيذ التقني: فهم متعمق لتصنيع عناصر المعارض وتركيبها وتفكيكها، وتخطيط المساحات، والإضاءة، والأنظمة السمعية والبصرية، والمواد، وممارسات مناولة الأعمال وعرضها وفق المعايير المتحفية
• إدارة المشاريع: القدرة على إدارة مشاريع متعددة بالتزامن، من مراحل التخطيط الأولى حتى إنجازها، مع الحفاظ على وضوح الجداول الزمنية والأولويات والمسؤوليات ووثائق العمل
• التواصل بشأن الجوانب المكانية والتقنية: القدرة على إعداد وقراءة المساقط الأفقية والرأسية والرسومات التقنية والنماذج ثلاثية الأبعاد والمواصفات، وغيرها من المواد اللازمة للتواصل الفعال مع الفنانين والقيمين والمصنعين والمقاولين
• إدارة الميزانيات والموارد: إلمام واسع بالجوانب المالية، مع القدرة على إعداد تقديرات التكاليف، ومتابعة الإنفاق، وتقييم عروض الأسعار، والتفاوض مع المورّدين، وإيجاد حلول إنتاج عملية وموفرة للتكاليف
• حل المشكلات والتكيف: القدرة على استباق تحديات الإنتاج، والاستجابة بهدوء للمتطلبات المتغيرة، ووضع حلول عملية ضمن مهل زمنية قصيرة
• التعاون والتواصل: مهارات عالية في التعامل مع الآخرين، والقدرة على التواصل بوضوح مع مختلف الفرق الإبداعية والتقنية والتشغيلية، بما في ذلك مع الفنانين والقيّمين الذين قد تتفاوت مستويات خبرتهم التقنية
• إدارة الموردين والمقاولين: القدرة على توضيح متطلبات العمل للمصنعين وفرق التركيب والموردين والمقاولين المتخصصين، والتنسيق معهم والإشراف عليهم، مع الالتزام بمتطلبات الجودة والسلامة والجداول الزمنية
• الاهتمام بالتفاصيل ومراقبة الجودة: الالتزام بمعايير عالية من الدقة والجودة، وفهم أثر القرارات التقنية في عرض الأعمال الفنية وتجربة الزوّار
• مشاركة المعرفة: الاستعداد لمشاركة المعارف التقنية والإنتاجية مع الزملاء والفنانين والقيّمين والممارسين الناشئين، في إطار التزام 421 الأوسع بالتعلم وبناء القدرات

معايير النجاح في هذا الدور الوظيفي:

يتمثل النجاح في هذا الدور في تنفيذ المعارض والأعمال التركيبية والبرامج المرتبطة بها بأمان، وفي المواعيد المحددة، وضمن الميزانيات المعتمدة، وبمستوى عال وثابت من الجودة، مع الحفاظ على الرؤية الفنية ورؤية القيّمين دون المساس بهما.

يرسي مدير إنتاج المعارض إجراءات واضحة وموثوقة للإنتاج، ويستبق التحديات التقنية واللوجستية قبل أن تؤثر في التنفيذ، ويبقي الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين على اطلاع طوال مراحل كل مشروع، ويشعر الفنانون والقيّمون بأنهم يحظون بالدعم في تطوير أعمالهم وتنفيذها، فيما يتلقى المورّدون والمقاولون المعلومات والتوجيه اللازمين لإنجاز العمل بفاعلية.

مع مرور الوقت، يعزز هذا الدور قدرات 421 الإنتاجية ببناء شبكات موثوقة من المورّدين والمتخصصين، وتحسين التوثيق وسير العمل، وتقديم المعرفة التقنية في المراحل المبكرة من تطوير المشاريع، وتوثيق الدروس المستفادة من المشاريع المنجزة، ويعني النجاح أيضاً أن يكون شاغل الوظيفة عضواً متعاوناً يعتمد عليه داخل الفريق، وقادراً على الموازنة بين الطموح الإبداعي والاعتبارات العملية والمالية والتشغيلية ومتطلبات السلامة.

إذا كنت شغوفاً بالجمع بين الفن والثقافة وإدارة المشاريع، وتمتلك المهارات والخبرات المذكورة أعلاه، ندعوك إلى التقدم لهذه الفرصة المميزة للإسهام في إنجاح المشاريع التي تنتجها مؤسستنا.